年賀状を電子化してみました!


年賀状をスキャナで読み取って整理しましょう!
 
たまに目にするフレーズですが、ただ電子化するだけということであればメリットを感じなかったので放置しておりました。ところが、先日、友人と話をしているうちに昔の同僚のフルネームと連絡先が必要なったのに思い出せない。そこで、年賀状を探すわけですがこれが意外と大変。なにせ10年近く前の話なので、何年にいただいたのかもわからない。結局、見つけられたものの結構時間がかかりました。

もし電子化していれば・・・
ということで、実際にどういう感じになるのかやってみました。
 
諸事情によりメーカと機種名は公開できませんが、さすがに下図のようなフラットベッドタイプのスキャナでは面倒すぎてやる気が出ない人が多い(私もです)と思い、ドキュメントスキャナ(コピー機のようなスキャナ)で読み取りました。

図1 フラットベットスキャナの例


工程1 スキャナで読み込んでpdfファイル形式で保存
 
ドキュメントスキャナで両面を読み込み、年賀状1枚ごとに1つのpdfファイル形式で保存しました。その結果がこちらです。表面が上にきて裏面が下のほうが収まりが良いのでは?と思われるかもしれませんが、これは工程3で説明いたします。また、年ごとに1つのpdfファイルにまとめてみましたが、見たい年賀状を探しにくいためこのような形式にしました。
 

   
 
工程2 見開きページで表示させたい!

上下に画像が並んだままでもいいのですが、やはりどこか収まりが悪いので見開きページにしてみました。手順は一般的に普及しているAcrobat Readerで説明しますと、
「表示 → ページ表示 → 見開きページを表示」を順にクリックしていきます。


 
するとこんな具合の見開きページになります。


上下並びよりはいい感じではないでしょうか?ただ、残念なことにこのままだと他のファイルや次回このファイルを開くと元通りの上下で表示となるため、しばらく見開きを続ける場合には設定を変更することをオススメします。

設定の変更は「編集 → 環境設定 → ページ表示 → ページレイアウト 見開きページ」を順にクリックしていきます。

 


 
工程3 作成したファイルを整理する

 
作成したpdfファイルの名前ですが、さすがに誰からいただいた年賀状なのか判断してファイル名にしてくれるソフトはないので、ファイル名は「年+連番」で作ってみました。それをエクスプローラーで表示すると・・・これではいちいち開かないとわかりません。



そこで、表示方法を変更してみました。手順は「表示 → 特大アイコン」の順にクリックします。すると、pdfファイルの1ページ目が表示され、ざっくりですがファイルの中身が確認できます。後は必要に応じてファイルを開いたり、ファイル名を変更して整理するといいのではないでしょうか?
 

工程1でも触れました、表面、裏面のどちらを1ページ目にするかということですが、優先順位にもよりそうです。鑑賞優先なら裏面が1ページ目にくるように、検索優先なら差出人が書かれてある方を1ページ目に保存するのがよいのではないでしょうか?ただ、いただいた年賀状を見ると1割くらいしか表面に書かれていないので私は全て裏面を1ページ目にしました。
 
以上ですが、いかがでしたか?
やってみると簡単で、思っていたよりいいな!というのが私の感想です。
ただ、OCR化してあるのでエクスプローラーでの検索も可能なのですが、OCRの精度の問題と名前の間に半角の空欄を入れる人もいて(空白が入ると1文字として認識する)、さくっと探し出せる年賀状もあれば画像を見ないと探せないという年賀状もありました。ですから、簡単に検索できるようになりますよ!とまでは言えないにしても、かなり便利なのでオススメです。
 
なお、当事務所では年賀状やはがきの電子化も1枚15円で承っております。ぜひご利用いただきたいのですが、自分でやってみたいけどよくわからないので教えてほしい!などご質問またはご相談も承りますのでお気軽にお問合せください。
 
 

 
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